Jak napisać profesjonalny i ciekawy list motywacyjny?
Czego unikać
Jeszcze do niedawna list motywacyjny był obok CV podstawowym i prawie zawsze wymaganym dokumentem rekrutacyjnym. Teraz wiele firm odchodzi od tego wymogu, stawiając na informacje zawarte w CV i ewentualną późniejszą rozmowę kwalifikacyjną. Jak pokazuje praktyka, wiele osób nie potrafi poprawnie, a tym bardziej ciekawie napisać listu motywacyjnego. Z reguły większość dokumentów tego typu wygląda łudząco podobnie, wszędzie powtarzają się wyświechtane, skopiowane z internetowych szablonów zwroty. Na domiar złego kandydaci nie przygotowują danego listu pod kątem konkretnej oferty pracy, wysyłają do różnych pracodawców to samo ogólne i zupełnie nudne pismo. Z przekonywaniem osoby, która list czyta, do zaproszenia danego kandydata na rozmowę kwalifikacyjną, ma to niewiele wspólnego. To zdaje się być główną przyczyną rezygnowania z wymogu przedstawiania listów motywacyjnych przez wielu pracodawców.
Z drugiej strony nadal pojawia się wiele ogłoszeń, w których konieczne jest przedstawienie standardowego zestawu dokumentów aplikacyjnych. Jeśli masz zamiar odpowiedzieć na ofertę pracy z takim wymogiem, nie popełniaj wymienionych powyżej błędów. Przygotowując list motywacyjny, zrób to profesjonalnie - albo w ogóle.
Kwestie merytoryczne
List motywacyjny to w rzeczywistości odpowiedzi na 2 pytania, ich kolejność nie ma aż tak wielkiego znaczenia. Po pierwsze – dlaczego odpowiedziałem na ofertę, jakie są powody, że chcę pracować na tym stanowisku w tej firmie? Po drugie – dlaczego pracodawca powinien wybrać właśnie mnie, co mogę zaoferować jego firmie, jak skorzysta ona na moim zatrudnieniu?
Zacznijmy od pytania drugiego. Warto wspomnieć, że nie należy w liście motywacyjnym powtarzać tego, co już zostało wypunktowane w CV. List jest postrzegany jako uzupełnienie CV. Tak więc skoro CV jest miejscem przeznaczonym na zamieszczenie listy Twoich umiejętności i doświadczeń zawodowych, nie wymieniaj ich już w drugim dokumencie aplikacyjnym. Tu postaraj się opowiedzieć rekruterowi, jak swoje kompetencje masz zamiar wykorzystać w nowym miejscu pracy. Powoływanie się na cechy charakteru, takie jak pracowitość, kreatywność czy zaangażowanie w zlecane zadania nie jest zbyt przekonujące i nic tak naprawdę nie wnosi. Dlatego tę jakże powszechną „formułkę” też lepiej sobie darować. Na czym więc powinieneś się skoncentrować? Na konkretach, na liczbach i faktach – one najlepiej działają na wyobraźnię. Możesz więc uzmysłowić potencjalnemu pracodawcy, jakie korzyści przyniesie mu zatrudnienie Ciebie, poprzez przywołanie przykładu z życia zawodowego. Ale uwaga, skup się na konkretnych danych. Przykładowo, opisz sytuację, w jakiej była zatrudniająca Cię firma lub jej klient, jakie otrzymałeś zadanie, a następnie co konkretnie zrobiłeś, by je wykonać. Na koniec zaakcentuj, jakie osiągnąłeś rezultaty (liczby!).
Kolejne kluczowe pytanie, na które musisz znaleźć interesującą odpowiedź, dotyczy Twoich motywacji do objęcia danego stanowiska. Warto tu odnieść się do samej firmy i informacji znalezionych chociażby na jej stronie internetowej. Możesz powołać się na wartości, które firma określa jako swoje przewodnie, na jej renomę, pozycję na rynku, potencjał rozwojowy, politykę wobec pracowników itd. Unikaj ogólników – pisz co konkretnie podoba Ci się w tej firmie i co sprawia, że chcesz się z nią identyfikować. Pokaż także, co motywuje Cię do pracy w tym właśnie zawodzie, na tego typu stanowisku, w tej branży. Entuzjazm jest wskazany, ale w granicach rozsądku. Jeśli Twoja sytuacja jest nietypowa, starasz się przebranżowić, tym bardziej podaj wiarygodne powody takiej decyzji.
Kwestie techniczne
Kandydat, który przesyła dobrze prezentujący się od strony wizualnej i przejrzysty list motywacyjny, zyskuje dodatkowe punkty. W końcu to lepiej świadczy o Twojej osobowości, a także o tym, że faktycznie zależy Ci na tej pracy, niż gołosłowne zapewnienia w samym liście. Czytelny dokument, w którym użyto np. wytłuszczenia tekstu, zwiększy też szanse na to, że rekruter zauważy wszystko to, co najważniejsze. Pamiętaj, by estetyka listu motywacyjnego była spójna z tą zastosowaną w CV.
Ważnym elementem jest personalizacja dokumentu, który już na początku wskazuje, do kogo jest kierowany. Jako adresata można wskazać nie tylko firmę wraz z adresem, ale jej konkretny dział (np. dział HR), stanowisko osoby (np. kierownik działu HR), a najlepiej także jej imię i nazwisko. Czasem te dane są podane w ogłoszeniu lub można „namierzyć” osobę odpowiedzialną za proces rekrutacji za pomocą Internetu. Jeśli takich danych nie znajdziesz, a Twoja motywacja do zdobycia danej posady jest wyjątkowo silna, spróbuj uzyskać dane rekrutera, dzwoniąc do sekretariatu firmy.
Jakie natomiast elementy powinien zawierać poprawnie przygotowany list motywacyjny? Otóż: imię i nazwisko kandydata, adres e-mail, numer telefonu; miejsce i datę napisania dokumentu; dane adresata; powitanie; wskazanie, gdzie znalazłeś ofertę pracy wraz z numerem referencyjnym ogłoszenia i nazwą stanowiska; część merytoryczna, czyli właściwy list; zakończenie zawierające wzmiankę o nadziei na zaprezentowanie swojej osoby podczas rozmowy kwalifikacyjnej; pozdrowienia; podpis.
Pamiętaj, że rekruter ma niewiele czasu na zapoznanie się z każdą aplikacją. Dlatego list nie może być zbyt długi, jedna strona A4 zdecydowanie powinna wystarczyć. Jednocześnie list nie może być nienaturalnie krótki, to najprawdopodobniej sprawi negatywne wrażenie: że kandydat nie wiedział co napisać, nie zależało mu, śpieszył się itp. Niedopuszczalne są błędy ortograficzne, stylistyczne, literówki. I jeszcze raz - zrezygnuj z oklepanych formułek. Mów do adresata z zachowaniem oficjalnych zasad, ale od siebie, tylko w ten sposób możesz sprawić, że zechce Cię poznać bliżej – podczas osobistego spotkania rekrutacyjnego.